Workshop – Heilmittelbudget tagesaktuell überschlagen

Ob mit Patientenlisten oder integrierten Funktionen – Medistar spuckt uns an den meisten Stellen noch immer Analyseergebnisse im Stile der frühen 90er Jahre aus. In vielen Fällen ist gar überhaupt keine statistische Auswertung verfügbar. So bleibt das Heilmittelbudget für an der HzV teilnehmende Praxen eine Black Box und nichts erscheint so, als würde sich daran etwas ändern. 

Gerade das Heilmittelbudget interessiert uns Hausärzte doch brennend: durch erfreulich viele ICD-Diagnosen des besonderen Verordnungsbedarfes oder der Langfristverordnung können wir unsere Budgetbelastung empfindlich reduzieren. Nur wie kommen wir an diese Daten – Medistar hilft uns hier nicht weiter!

1. Ziel festlegen – was möchten wir überhaupt

In unserem Beispiel möchten wir die Heilmittelverordnungen eines Quartales (oder eines Quartalsabschnittes) auswerten und ein Budget in Euro ablesen können, weiter auch eine Einteilung in Verordnungen des besonderen Verordnungsbedarfes und der Langfristverordnung. 

2. Exceltabelle als Vorlage vorbereiten

Da es hier nicht um Tipps und Tricks zu Excel geht habe ich eine entsprechende Datei vorbereitet und biete diese hier zum Download an. Diese Mappe ist auf die Auswertung über ein Jahr ausgelegt und verfügt über ein Tabellenblatt mit den hinterlegten Heilmittelpreise (z.B. aus der offiziellen AOK-Preisliste – wir müssen das abschätzen und können hier nicht nach kassenspezifischen Vereinbarungen unterscheiden) und über je ein Blatt für jedes Quartal, in dem die verordneten Heilmittel zur Berechnung gelistet werden. 

Hier zunächst einmal die Datei: Heilmittelbudget Muster Stand 2018

Die Preisliste ist natürlich offen und enthält nur die am häufigsten verordneten Heilmittel mit den zuletzt bekannten Preisen. Eine Editierung muss bei Änderungen der zugrunde liegenden Daten vorgenommen werden. 

3. Heilmitteldaten aus Medistar listen lassen und exportieren

Hier nutzen wir einfach die Tagesliste. Mit TLIST wird der entsprechende Dialog aufgerufen und wir nutzen die im Bild dargestellten Suchparameter. Der Suchzeitraum entscheidet darüber, welchen Abschnitt (Quartal/Monat) wir darstellen wollen. Im Beispiel ist es ein Quartal:

Mit Klick in die Liste und der Tastenkombination Strg-A und dann Strg-C  kopieren wir uns das Listenergebnis in die Zwischenablage. Nun kommt die eigentliche Konvertierungsarbeit.

4. Medistar Tageslistenergebnis in verwertbare Tabellendaten umwandeln

Zunächst eine neue/leere Exceltabelle öffen. Dort dann Klick ins oberste linke Tabellenfeld, Daten aus der Zwischenablage mit der Tastenkombination „Strg-V“ einfügen. Das sieht jetzt erstmal ungeordnet aus: 

Nun müssen wir Ordnung in die Daten bringen. Dazu Spalte A markieren, unter der Registerkarte Daten/Sortieren und Filtern dann Sortieren AZ wählen.

Nun löschen wir zunächst nicht benötigte Zeilen. Das sind die Zeilen mit Patientennamen, Trennstrichen, etc. Übrig bleiben sollen mithin nur Zeilen der folgenden Form (mit oder ohne Datum vorangestellt):

01.07.19 H3 HH:pt-man_lymphdrain(A) groß<6>

Nun wieder Markierung der Spalte A, dann unter der Registerkarte Daten/Datentools Anwahl von Text in Spalten, bei Dateityp ist Feste Breite zu wählen. 
 

Im Konvertierungsassistent gelangt man beim Klick auf Weiter zu einem Dialog, in dem man nun selbst Spaltengrenzen verschieben/setzen kann – das ist hier aber nicht nötig. Einfach mit Klick auf Fertigstellen Konvertierung abschließen.

Das erste Ergebnis kann sich schon sehen lassen:

Nun muss die gesamte, nicht mehr notwendige Spalte A gelöscht werden. Als nächstes möchten wir dann erreichen, dass Heilmittelzeilenkennung (H, H3, H4, H7 – nötig für die Zuordnung zum besonderen Verordnungsbedarf oder der Langfristverordnung), Art des Heilmittels und Anzahl der Anwendungen getrennt dargestellt werden. 

Dazu wird nochmal der Konvertierungsassistent bemüht: zunächst wird die Spalte A markiert und dann unter der Registerkarte Daten/Datentools der Bereich Text in Spalten erneut angewählt, unter Dateityp wählt man hier aber Getrennt. 

Klick auf Weiter offenbart dann einen weiteren Dialog. Als Trennzeichen gibt man hier einfach das <-Zeichen ein, das Heilmittelart und -anzahl voneinander trennt. Mit Klick auf Fertigstellen wird das vollzogen.

Nun sind wir fast fertig, lediglich das >-Zeichen in der C-Spalte soll noch weg.

Hierzu Spalte C markieren, dann Aufruf der Registerkarte Start/Bearbeiten/Suchen und Auswählen und dort Ersetzen. Den Dialog wie folgt befüllen und mit Klick auf Alle ersetzen den Vorgang starten.

Nun sind die Medistardaten aufbereitet und können in unsere Excelvorlage importiert werden. 

5. Liste in Heilmittelbudget-Datei importieren 

Wir rufen uns nun die o.a. Vorlage (oder später eben die schon teilbefüllte Datei) in Excel auf. In der vorbearbeiteten Tabelle mit den Heilmitteldaten (siehe 4.) markiert man alle betreffenden Zellen (also nicht die gesamten Spalten/Zeilen):

Mit dem Shortcut Strg-C werden die Daten in die Zwischenablage kopiert. Nun markiert man in der Zieldatei Feld A1 (nicht doppelklicken – es darf kein Cursor darin erscheinen!) und fügt nun den Inhalt der Zwischenablage mit dem Shortcut Strg-V ein. Es erscheinen jetzt schon automatisch die zugehörigen Heilmittelpreise in den Spalten D bis G. Die Ursprungstabelle kann geschlossen werden.

Nun müssen die Formeln der nicht benutzen Zeilen gelöscht werden (erkennbar am #NV), da ansonsten die Berechnung nicht funktioniert. Bei weiterer Listenbefüllung im Verlauf müssen hier die Formeln nachträglich wieder in der Spalte kontinuierlich nach unten kopiert werden (funktioniert mit Klick auf rechte untere Zellenecke und gehaltener linker Maustaste):

6. Patientenzahlen zur Budgetberechnung ermitteln und aufnehmen

Da das Heilmittelbudget unterschiedlich für Rentner und Mitglieder/Familienversicherte ist müssen wir mit zwei einfachen Suchlisten noch die jeweiligen Patientenzahlen ermitteln. Dies funktioniert unkompliziert mit den beiden folgenden Listen:

Die beiden Ergebnisse (Anzahl Mitglieder/Familienversicherte, Anzahl Rentner – im Beispiel 10 und 50) trägt man nun noch in die beiden Felder im Auswertebereich der Exceltabelle ganz unten (gelb markiert) ein und schon erscheinen die aktuellen Zahlen:

7. Ausblick – Anpassungsmöglichkeit

Immer wieder wird es vorkommen, dass ein Heilmittel nicht von Excel „erkannt“ wird und damit auch der Preis nicht ermittelt werden kann. Erkennbar ist das dann an einer solchen Zeile:

In diesem Fall muss im Tabellenblatt Preisliste ganz unten eine Zeile mit der genauen Zeichenfolge wie in Spalte angefügt und der Preis nachgeschlagen und ergänzt werden. Im Beispiel habe ich das in Zeile 114 der Preisliste mit einer Bewertung von 50,00€ getan:

 

Direkt danach funktioniert das Ganze dann. 

Genauso können freilich auch Preise angepasst werden, im Ergebnisbereich (siehe letztes Bild von Punkt 6) ist es auch möglich, den aktuellen Heilmittelrichtwert anzupassen. 

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