Workshop – Medistar-Listen in Excel importieren

Ob mit Patientenlisten oder integrierten Funktionen – Medistar spuckt uns an den meisten Stellen noch immer Analyseergebnisse im Stile der frühen 90er Jahre aus. Wir erhalten mit Tabulatoren und Leerzeichen formatierte Textdateien. Diese sind zwar gut lesbar aber leider nicht für weitere Analysen oder zur Modifikation verwendbar. Mit etwas Excel-Know-How ist es aber möglich viele dieser Listen in eine Exceltabelle umzuwanden. 

1. Ziel festlegen – was möchten wir überhaupt

In unserem Beispiel möchten wir gerne das Rechnungsausgangsbuch in eine Exceldatei einfügen um so den Zahlungseingang besser verfolgen zu können oder Berechnungen über die Rechnungsbeträge durchzuführen. 

2. Rechnungsausgangsliste aus dem gewünschten Zeitraum erstellen

Aufruf des Befehls PLRA (oder Aufsuchen des Menüpunkts „Rechnungsausgangsbuch“) und erstellen einer Liste – im Beispiel habe ich das nun mal nur über 6 Rechnungen gemacht – das reicht als Beispiel. Die von Medistar im PLRA-Dialog unten links eingefügte und vielversprechende Klickfläche „Export“ führt übrigens leider nicht zum Ziel – hier erfolgt nur ein Export von Rechnungsnummer und -betrag, wesentliche Informationen wie z.B. der Name des Patienten fehlen. 

Die gesamte Liste wird nun einfach mit gehaltener linker Maustaste von oben bis unten markiert (also in Medistar grau hinterlegt) – bei mehrseitigen Listen einfach per Shortcut Strg-A

Dann wird das Ganze mit dem Shortcut Strg-C in die Zwischenablage gespeichert. Die Arbeit in Medistar ist nun erledigt. 

3. Liste in Excel importieren und aufbereiten

Zunächst startet man Excel mit einer leeren Arbeitsmappe. Hier markiert man das Feld A1 (nicht doppelklicken – es darf kein Cursor darin erscheinen!) und fügt nun den Inhalt der Zwischenablage mit dem Shortcut Strg-V ein. Schaut man sich das Ergebnis an scheint uns das zunächst nicht weiterzubringen: 

Nun beginnt die eigentliche Arbeit in Excel – mit einigen Handgriffen machen wir uns eine „normale Tabelle“ aus den noch unhandlichen Daten. 

  • grundsätzlich nicht benötigte Zeilen löschen: Markieren der gesamten Spalte A durch Klick auf A. Dann Klick auf Sortieren A-Z im Menübereich Daten.

    Nun können die ungewünschten Zeilen markiert und einfach gelöscht werden und folgende, immer noch unformatierte Darstellung, bleibt übrig:
  • Textformat in eine Tabelle bringen: man markiert nun wieder die gesamte Spalte A und startet den Textkonvertierungsassistent über Klick auf Text in Spalten im Menübereich Daten.

    Im Konvertierungsassistent gelangt man beim Klick auf Weiter zu einem Dialog, in dem man nun selbst Spaltengrenzen verschieben/setzen kann. So habe ich im Beispiel die Umbruchlinie die den Namen unpassend trennt entfernt.

    Mit einem Klick auf Fertig stellen wird die Tabelle dann erstellt. 
  • erstellte Tabelle anpassen: nun müssen lediglich noch nicht benötigte Spalten entfernt werden die anfangs noch vorhanden sind.

    Danach ist die Tabelle fertig und für Kalkulationen nutzbar. Natürlich können hier noch Überschriften, etc. ergänzt werden – ich habe hier z.B. eine Überschriftenzeile eingefügt und die Betragsspalte als Währung formatiert.

4. Ausblick – Möglichkeiten durch den Export

Beherrscht man die Möglichkeiten der Konvertierung einer Textdatei in eine Tabelle stehen einem für die weitere Verarbeitung von mit Medistar erstellten Listen schier alle Türen offen. Ich selbst lasse z.B. mein Heilmittelbudget nach Import von H-Zeilen in eine Exceltabelle berechnen und das Budget nach besonderen Verordnungsbedarfen und Langfristverordnungen in Relation zum vorhandenen Budget nach Patientenzahl darstellen – das funktioniert so leider mit Medistar nicht (die HzV-Fälle verschwinden hier leider immer in der internen Statistik). Sofern ich Zeit finde zu diesem Thema zu einem anderen Zeitpunkt mehr Info auf diesem Blog. 

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